Kortlæg formålet og oplysningerne
Beskriv, hvorfor telefonpasning er nødvendig, og hvilke oplysninger der skal registreres. Navn og telefonnummer kan være relevante for et tilbagekald; følsomme detaljer kan være unødvendige. Indret spørgsmålene efter formålet og begræns dem, hvor det er muligt.
Undersøg hele leverandørkæden
Telefoni, talegenkendelse, sprogmodel, stemme, hosting, SMS og e-mail kan være forskellige tjenester. Spørg til de konkrete leverandører, behandlingssteder og aftaler. I TaDens arkitektur kan taletjenester behandle data uden for EU; den egne databases konkrete placering skal også dokumenteres og kan ikke bruges som garanti for hele kæden.
Aftal roller og betingelser
Få afklaret virksomhedens og leverandørens roller, og indhent den relevante databehandleraftale og liste over underdatabehandlere. Eventuelle overførsler uden for EU skal vurderes særskilt. En generel erklæring om GDPR er ikke nok til at beskrive din konkrete behandling.
Tag stilling til optagelser og opbevaring
Vurdér, om lydoptagelser er nødvendige, og hvordan kunden informeres. Sæt passende perioder for transskriptioner, referater, optagelser og driftsspor. Kontrollér, hvad der slettes, hvad der anonymiseres, og hvordan data i backup håndteres.
Planlæg adgang, indsigt og sletning
Vælg relevante medarbejderroller og en proces for rettighedsanmodninger. Undersøg eksport og sletning, og aftal håndtering af sikkerhedshændelser. Denne guide er en praktisk spørgeramme; den erstatter ikke virksomhedens konkrete juridiske vurdering.