Beskriv aftaletypen
En besigtigelse, en klipning og en værkstedstid har forskellige krav. Skriv, hvad der må bookes, hvor lang tid der skal afsættes, og hvilke ydelser der kræver et menneskes vurdering først. Vælg få klare aftaletyper frem for at lade receptionisten gætte.
Regn med alt det rundt om aftalen
Transport, oprydning, forberedelse og medarbejderens kompetencer kan afgøre, om en tid reelt er ledig. Ved flere kalendere skal det være tydeligt, hvilken kalender der er styrende. En ledig plads i et isoleret system er ikke nødvendigvis ledig i virksomheden.
Bed om nødvendige oplysninger
Kontaktperson, adresse og kort beskrivelse kan være nok til en besigtigelse. Andre aftaler kræver mere. Indsaml kun oplysninger, der er relevante, og lad kunden bekræfte vigtige datoer og tidspunkter.
Skeln mellem nyt og ændret
I TaDen kan nye aftaler oprettes i den indbyggede kalender efter virksomhedens regler. Et ønske om at flytte eller aflyse en eksisterende aftale kræver virksomhedens bekræftelse. Kunden skal kunne forstå, om der er tale om en bekræftet aftale eller en forespørgsel.
Bekræft integrationens faktiske status
Google Calendar og Outlook er planlagte TaDen-forbindelser. Hvis du allerede planlægger der, skal du have en kontrolleret arbejdsgang før automatisk booking i et andet system. Test både succes, manglende ledighed og ufuldstændige oplysninger.