Få den præcise placering
En adresse er ikke altid nok. Tilpas spørgsmål om opgang, etage, fællesareal og kontaktperson. Det gør det lettere at skelne mellem en henvendelse om eksempelvis belysning, rengøring, adgang eller vedligehold.
Sæt rammer for prioritering
Beskriv, hvilke henvendelser der skal til en bestemt medarbejder, og hvilke der kan vente på et tilbagekald. Mulige faresituationer skal have en tydelig vej til det relevante beredskab; TaDen er ikke en alarmtjeneste.
Del kun nødvendige oplysninger
Beboerhenvendelser kan indeholde oplysninger om andre personer. Begræns spørgsmålene til det, der er relevant for sagen, og vælg modtagere og opbevaring med omtanke. En refereret besked er ikke en bekræftelse på, at en opgave allerede er løst.