Sådan bruger vi dine oplysninger.

1. Dataansvarlig og kontakt

Leverandøren i virksomhedsoplysningerne ovenfor er dataansvarlig for behandling til egne formål som kundekontakt, kontoadministration, betaling og sikkerhed. Spørgsmål og anmodninger kan sendes til kontaktmailen ovenfor. Er din henvendelse om en samtale med en af vores kundevirksomheder, er virksomheden normalt dataansvarlig for samtalen; vi hjælper virksomheden med at håndtere anmodningen efter dens instruks.

2. Kontakt og demobooking

Når du skriver eller booker en demo, behandler vi navn, e-mail, eventuelt telefonnummer, virksomhed, valgt tidspunkt og den besked, du giver os, for at besvare og gennemføre henvendelsen. Oplysninger fra dig som potentiel kunde bruges til forberedelse af en aftale, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra b, når du selv er aftalepart. For kontaktpersoner hos en virksomhed er grundlaget vores legitime interesse i relevant forretningskontakt, jf. litra f. Undlad kunders eller patienters fortrolige og følsomme oplysninger i en henvendelse eller demo. Demobookinger og overståede demotider ryddes efter 12 måneder.

3. Konto, aftale og betaling

Vi behandler kontonavn, e-mail, mobilnummer, sikkerhedsoplysninger, virksomhedsidentitet, rolle, dokumentversion og tidspunkt for aftaleaccept samt abonnements- og betalingsoplysninger. Det bruges til at oprette og sikre kontoen, levere aftalen, administrere adgang og opkræve aftalte beløb. Grundlaget er aftaleopfyldelse for en personlig aftalepart, legitime interesser i administration af erhvervskundeforhold for kontaktpersoner og vores retlige forpligtelser, hvor de gælder, jf. artikel 6, stk. 1, litra b, f og c. Uden nødvendige kontakt-, aftale- og sikkerhedsoplysninger kan vi ikke oprette eller levere kontoen.

• Adgangskoder gemmes som beskyttede hashes. Verifikation og MFA benyttes efter kontoens og platformens sikkerhedsopsætning.
• Mollie B.V. er selvstændig dataansvarlig for de betalings-, kunde- og kortautorisationsfunktioner, TaDen anvender. Mollie modtager virksomhedsnavn, faktura-e-mail, beløb og tekniske betalingsreferencer, når automatisk betaling tilsluttes. Kortoplysninger indtastes direkte hos Mollie. TaDen får betalingsstatus og autorisationsreferencer. Mollies faktureringsprodukt anvendes ikke i dette flow.
• Betalings- og regnskabsmateriale bevares som udgangspunkt i fem år efter udløbet af det relevante regnskabsår. Uafklarede betalinger, indsigelser og krav kan begrunde yderligere opbevaring, indtil de er afgjort.
• Aftaleaccept og den accepterede dokumentversion bruges til at dokumentere aftalen. En markering om at have læst privatlivspolitikken er ikke samtykke til markedsføring.

4. Teknisk drift, sikkerhed og statistik

Hjemmesiden og appen behandler tekniske oplysninger som IP-adresse, tidspunkt, browseroplysninger, besøgt rute, svarstatus og sikkerhedshændelser for at vise siderne, forebygge misbrug og finde fejl. Grundlaget er vores legitime interesse i en fungerende og sikker tjeneste, jf. artikel 6, stk. 1, litra f. Appen kan sende rensede fejl, svartider og brugsstatistik til ErrorDock, når det er aktiveret. En brugers id hashes i statistikken; pseudonyme data er fortsat personoplysninger. Vi sender ikke med vilje adgangskoder, tokens eller samtaleindhold som statistik.

• Login-sessioner ryddes 30 dage efter udløb eller tilbagekaldelse. IP-adresser i platformhændelser anonymiseres efter 90 dage; hændelsen kan bevares uden IP.
• Rå webhook-indhold fra telefoni og integrationer ryddes efter 14 dage, rækkerne efter 30 dage. Løste driftsfejl ryddes efter 90 dage uden nye hændelser; åbne fejl bevares til håndtering.
• Tekniske logs og driftsdata må kun opbevares så længe nødvendigt for drift, sikkerhed eller dokumentation. Særlige log- og backupfrister fremgår af den konkrete driftsopsætning, som gennemgås ved aktivering.
• Den offentlige grundhjemmeside indlæser ikke analyse- eller annonceringsværktøjer fra tredjeparter. Nødvendig lokal lagring og særskilt aktiveret live-demo er beskrevet i cookiepolitikken.

5. Modtagere og behandling uden for EU/EØS

Oplysninger kan behandles af relevante leverandører af hosting, krypteret backup, telefoni, e-mail, betaling og fejlovervågning. Kun relevante personer hos TaDen og leverandører med et arbejdsbetinget behov må få adgang. Mollie er selvstændig dataansvarlig for de anvendte betalingsfunktioner. Andre leverandørers rolle afhænger af det konkrete produkt og formål. Leverandørlisten skelner mellem selskabets hjemland, en teknisk region og den behandling, der faktisk er dokumenteret. Den kan ikke bruges som bevis for, at hele løsningen behandler data i EU.

• Den kendte taleopsætning bruger Soniox' amerikanske endpoint og ElevenLabs' globale endpoint. Soniox' regionale garanti om lyd og transskription dækker ikke nødvendigvis konto-, projekt- og brugsmetadata. ElevenLabs' EU-lagring er ikke i sig selv dokumentation for EU-behandling. Telnyx' EU-strikte LLM-inferens dækker ikke automatisk telefoni, SMS, e-mail, API-indgang, logning eller kontodata.
• En overførsel uden for EU/EØS kræver et dokumenteret gyldigt overførselsgrundlag og eventuelle supplerende foranstaltninger. Vi beskriver ikke en ukontrolleret leverandøraftale, certificering eller standardkontrakt som allerede bekræftet.
• Der må ikke tages rigtige opkaldsdata i brug i en opsætning, hvis de relevante leverandøraftaler, regioner og overførselsgrundlag endnu ikke er dokumenteret. Oplysninger om konkret grundlag og en kopi af relevante garantier kan fås ved henvendelse.
• Kundens selvvalgte integrationer er særskilte modtagere efter kundens opsætning og aftale.

6. Opbevaring og sletning

Vi begrænser oplysninger til formålet og sletter eller anonymiserer dem, når formålet og relevante dokumentationskrav er ophørt. En kundes opsigelse stopper fornyelse, men er ikke det samme som øjeblikkelig kontosletning. Ved virksomhedssletning slettes driftsdata gennem et job, mens lovpligtigt betalingsmateriale bevares særskilt. Krypterede backupkopier udfases efter den gældende rotation og anvendes ikke som almindeligt tilgængelige data; relevante sletninger skal genanvendes ved en gendannelse. Opbevaring af kundernes samtaledata på deres vegne følger databehandleraftalen og virksomhedens valgte perioder. Brugerens aftaleaccept gemmes, mens kontoen eksisterer. Ved virksomhedssletning bevares virksomhedens dokumentversion og tidspunkter som et begrænset aftalespor; den personlige reference til den accepterende bruger og det gemte partsøjebliksbillede fjernes fra virksomhedens spor. Der gemmes ikke en ekstra IP-adresse eller browseridentitet som aftalebevis.

7. Dine rettigheder

Du kan efter reglernes betingelser anmode om indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning og dataportabilitet. Du kan gøre indsigelse mod behandling, som bygger på en legitim interesse, og altid mod direkte markedsføring. Hvis en behandling bygger på et særskilt samtykke, kan det trækkes tilbage for fremtidig behandling. Tilbagekaldelse ændrer ikke lovligheden af tidligere behandling. Vi kan bede om nødvendig dokumentation for din identitet og skal tage hensyn til andres rettigheder og lovpligtig opbevaring. Kontakt os via mailen ovenfor. Du kan klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, via datatilsynet.dk.