1. Parter og aftalens forrang
Den dataansvarlige er den kundevirksomhed, som oprettes i TaDen, identificeret ved de virksomhedsoplysninger, kunden angiver ved accepten. TaDen gemmer et fast øjebliksbillede af de oplyste partsoplysninger samt den bemyndigede repræsentants godkendelse og den accepterede version. Navn, CVR og adresse skal fuldføres og kontrolleres, før rigtige kundedata eller automatisk betaling aktiveres. Senere ændring af virksomhedens profil ændrer ikke det gemte partsøjebliksbillede. Databehandleren er SENHIFY ApS med kontaktoplysningerne ovenfor. Aftalen gælder for behandling på kundens vegne og går forud for handelsbetingelserne i persondataspørgsmål. TaDens egen kontoadministration, kontraktdokumentation og betaling er beskrevet i privatlivspolitikken.
2. Genstand, formål og varighed
Behandlingen omfatter telefonmodtagelse med AI, tale-til-tekst, generering og oplæsning af svar, registrering af henvendelser, kontakter og tilbagekald, kalenderbooking, viderestilling, beskeder og eventuelle særskilt tilkoblede integrationer. Oplysninger modtages, overføres, struktureres, lagres, gøres tilgængelige for kundens autoriserede brugere og slettes efter instruksen. Behandlingen varer, mens den aftalte tjeneste leveres, og derefter kun så længe nødvendigt for tilbagelevering, sletning eller et lovligt opbevaringskrav.
3. Bilag A: registrerede og oplysninger
De registrerede er personer, som ringer til eller kontakter kunden, kundens kunder og kontaktpersoner samt relevante medarbejdere hos kunden. Standardbehandlingen omfatter almindelige personoplysninger, som er nødvendige for et opkald eller en henvendelse.
- Navn, telefonnummer, e-mail, adresse, tidspunkt, virksomhedsrelation og praktiske oplysninger om en henvendelse eller aftale.
- Samtalelyd i realtid, transskription, referat, noter, bookingoplysninger og beskeder; optagelser og vedhæftede filer kun hvis kunden har aktiveret eller instrueret det.
- Kundens konfiguration, vidensindhold og instruktioner til receptionisten samt adgangs- og hændelsesoplysninger, som er nødvendige for at levere tjenesten.
- Patient- og helbredsoplysninger, andre særlige kategorier efter artikel 9 samt strafbare forhold er ikke omfattet af standardinstruksen. De kræver en særskilt vurdering og skriftlig aftale før brug. Kunden skal begrænse receptionisten og brugerne til det aftalte formål.
4. Dokumenteret instruks og fortrolighed
TaDen behandler kun oplysninger efter kundens dokumenterede instruks i denne aftale, virksomhedens konfiguration og yderligere skriftlige instrukser. Instruksen omfatter ikke at bruge kundens samtaler til TaDens egne AI-træningsformål. Kræves behandling efter EU-ret eller medlemsstaternes ret, orienteres kunden før behandlingen, medmindre lovgivningen forbyder det. TaDen underretter kunden, hvis en instruks efter TaDens opfattelse strider mod databeskyttelsesreglerne, og standser den omtvistede del, indtil den er afklaret. Kun autoriserede personer med arbejdsbetinget behov må behandle oplysningerne, og de er underlagt fortrolighed.
5. Bilag B: underdatabehandlere og ændringer
Kunden giver en generel godkendelse til brug af underdatabehandlere inden for den aftalte og dokumenterede behandling. Den vedhæftede, versionsbestemte leverandørliste beskriver den kendte kæde og markerer oplysninger, som kræver kontrol før aktivering. En markering som uafklaret er ikke en godkendelse af en ukendt behandlingslokation eller et manglende overførselsgrundlag. TaDen må kun aktivere en leverandør, når de relevante aftaler og forudsætninger er dokumenteret.
- Planlagt tilføjelse eller udskiftning meddeles skriftligt mindst 30 dage før brug, så kunden kan gøre en begrundet databeskyttelsesindsigelse gældende.
- Parterne søger en løsning ved indsigelse. Den berørte nye behandling må ikke begynde, før indsigelsen er afklaret; hvis en lovlig løsning ikke kan findes, må den berørte del af leverancen ophøre.
- TaDen pålægger underdatabehandlere de relevante databeskyttelsesforpligtelser gennem en bindende aftale og er fortsat ansvarlig over for kunden for opfyldelsen.
- Kunden kan få oplysninger og relevant dokumentation om kæden. Kundens egne direkte integrationer og selvstændige dataansvarlige beskrives særskilt og bliver ikke underdatabehandlere alene ved at stå i oversigten.
6. Behandling uden for EU/EØS
En overførsel til et tredjeland, herunder relevant adgang fra et tredjeland, kræver kundens dokumenterede instruks og et gyldigt grundlag efter GDPR kapitel V. Aftaleaccept, et selskabs hjemland eller betegnelsen EU-hosting udgør ikke et sådant grundlag. De konkrete taleprojekter, EU-/globale endpoints, leverandørlogs, supportadgang og internationale modtagere skal afklares for de valgte produkter. Før rigtige opkaldsdata aktiveres, skal kunden modtage den relevante behandlingsregion, juridiske aftalepart, databehandleraftale og det anvendte overførselsgrundlag med eventuelle supplerende foranstaltninger. TaDen dokumenterer ikke en kontoaftale, certificering eller standardkontrakt som kontrolleret alene ud fra en offentlig produktside. Disse bestemmelser er en databehandleraftale og er ikke EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser for en tredjelandsoverførsel. Det er TaDens forpligtelse at sikre forudsætningerne; kundens godkendelse kan ikke erstatte et manglende lovligt overførselsgrundlag. Mollies behandling som selvstændig dataansvarlig til TaDens betaling beskrives særskilt i privatlivspolitikken.
7. Bilag C: sikkerhedsforanstaltninger
TaDen opretholder passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger efter risikoen og artikel 32. Den dokumenterede løsning omfatter følgende kontroller. Kontrollerne fritager ikke kunden for at konfigurere adgang, modtagere og opbevaring korrekt.
- Adskillelse af virksomhedernes data og serverkontrol af identitet, medlemskab og rolle ved adgang.
- TLS ved offentlige forbindelser, beskyttede adgangskode-hashes, kryptering af integrationshemmeligheder samt krypterede backupkopier uden for serveren.
- Tidsbegrænset og logget supportadgang med særlige medarbejderrettigheder; betaling kan ikke ændres gennem supportadgang.
- Backup og gendannelsestest samt overvågning og fejlhåndtering. Gendannelse skal genanvende gældende sletteinstrukser og må ikke gøre slettede oplysninger til almindelige data igen.
- Begrænset logning, maskering af kendte hemmeligheder og kontaktoplysninger i fejlhåndtering samt oprydning af gamle driftsdata.
- Kunden skal vælge egnede opbevaringsperioder, oplyse de registrerede, sikre lovligt grundlag og undgå unødvendige følsomme detaljer. Optagelse kræver særskilt aktivering og information til den, der ringer.
8. Bistand, henvendelser og sikkerhedsbrud
TaDen bistår efter behandlingens karakter kunden med registreredes rettigheder, sikkerhedsvurderinger, konsekvensanalyser og eventuel forudgående høring. En henvendelse fra en registreret vedrørende kundens data videregives til kunden og besvares ikke selvstændigt af TaDen, medmindre kunden har instrueret det eller loven kræver det. Ved et konstateret brud på persondatasikkerheden underretter TaDen kunden uden unødig forsinkelse og giver tilgængelige oplysninger om hændelsens art, berørte oplysninger, sandsynlige konsekvenser og afhjælpning. Oplysninger kan suppleres løbende. Kunden afgør sine egne anmeldelses- og underretningspligter; dette begrænser ikke TaDens pligter som databehandler.
9. Dokumentation og tilsyn
TaDen stiller de oplysninger til rådighed, som er nødvendige for at påvise overholdelsen af aftalen og artikel 28, og muliggør relevante revisioner og inspektioner udført af kunden eller en uafhængig revisor udpeget af kunden. Tilsyn planlægges så vidt muligt med rimeligt varsel og under hensyn til andre kunders sikkerhed og fortrolighed. Varslet må ikke forsinke et nødvendigt tilsyn efter et brud eller en myndighedsanmodning. Aftalen om tilsyn udgør ikke et løfte om en certificering eller en revisionsrapport, som ikke foreligger.
10. Bilag D: opbevaring, tilbagelevering og sletning
Kunden kan vælge retention i appen og kan eksportere eller anmode om virksomhedssletning. De normale produktindstillinger er 365 dage for opkaldsmetadata efterfulgt af anonymisering, 90 dage for transskriptioner, 30 dage for optagelser og 90 dage for uploadede billeder. Kortlivet samtaletilstand udløber efter opkaldet med en maksimal teknisk TTL på tre timer. Kunden skal justere perioderne til sit formål og kontrollere, at valgte indstillinger er egnede.
- Ved ophør vælger kunden tilbagelevering og/eller sletning. Tilbagelevering kan ske som dataeksport, og sletning udføres uden unødig forsinkelse efter instruks. TaDen indhenter kundens valg ved afslutning af leverancen; indtil valget er udført, begrænses behandlingen til nødvendig opbevaring, beskyttelse og afvikling.
- Aktive opkald og allerede sendte betalinger kan skulle afsluttes eller afstemmes, før deres kildedata slettes. Nye automatiske betalingsopkrævninger stoppes ved accepteret virksomhedssletning.
- Backupkopier slettes gennem den dokumenterede rotation. En kopi, som er låst mod ændring, isoleres fra almindelig brug, indtil den udløber. Konkrete backupfrister og gendannelsesproceduren skal dokumenteres ved aktivering.
- Oplysninger, som skal opbevares efter loven, undtages i nødvendigt omfang. TaDens betalings- og kontraktdokumentation som selvstændig dataansvarlig følger privatlivspolitikken; samtaleindhold må ikke bevares som regnskabsbilag uden behov.
- Aftalen ophører først for de behandlede oplysninger, når de er tilbageleveret eller slettet efter reglerne.